Förra veckan var jag på en superintressant tredagarskurs för att fördjupa mig inom LeSS (ramverk för att hjälpa organisationer bli mer agila även om de är stora).
Instruktören, Elad Sofer, visade en video som verkligen fångade utmaningen stora organisationer hamnar i när de vill bli ”effektivare”, Coordination Chaos. Kände igen verktygslådan som används när man upplever långsamhet (eller att felprioriteringar sker) i ett företag.
Vad är lösningen om det inte är ”tydligt ledarskap”, ”tajta till skeppet” eller outsourca IT organisationen? Och hur bidrar vi som agila coacher till de alternativa lösningarna?
Svaret är inte trivial eller enkel. Men en tanke slog mig. Jag spenderade förra helgen med 15 vänner i en sommarstuga som gav mig ett bra exempel på hur ”koordineringsstrategier” kan skilja sig åt.
Vi skulle laga en 3-rätters middag till 15 personer. Rätter som var medelsvåra att tillaga men väldigt goda. I vanliga fall brukar 1-2 personer laga maten (jag tar ofta på mig uppgiften som värd) och ber alla andra att hålla sig undan. Den strategin brukar fungera ganska bra, speciellt eftersom det är vedertaget att ”Ju fler kockar, desto sämre soppa”. Jag brukar vara helt slut efter en sån marathon-matlagning. Den här gången bestämde jag mig för att prova nåt annat och utnyttja mitt agila coachande till fullo.
Hur det blev? Filmade en kort sekvens mitt under matlagandet.
Vi hade 10 personer som tillsammans lagade en 3-rätters på rekordtid. Och folk pratade efteråt om hur grymt effektiva vi. Detta samtidigt som vi hade väldigt trevligt tillsammans och bondade ännu mer över en uppgift som vi löste tillsammans.
Vad skiljde sig från det tidigare angreppssättet? Ganska mycket saker visade det sig när jag satte mig och funderade på vad jag hade gjort annorlunda.
Jag började med att komma överens och vara tydlig med målet. Alla fick chansen att tycka till om maträtterna vi skulle laga. Sen skickade jag receptet till alla. (Vi skapade därmed alignment och tog bort behovet av en flaskhals (En ”kock” med receptet))
”Hur grupperar vi oss bäst för att lösa uppgiften?”
Jag samlade alla och beskrev vilka ramar vi hade. Vi ska laga tre rätter. Hur tycker ni vi gör? Gruppen kom snabbt överens (<30 sekunder) om att 3 grupper var bäst. Jag berättade att jag fanns nära om någon hade frågor om verktyg eller inte hittade ingredienser. 3 grupper skapades och det bar iväg. Gruppen koordinerade själva planeringen av ugnen (identifierad flaskhals) och prioriterade vilken rätt som behövde gå in först.
Jag positionerade mig vid utkanten och var lyhörd för jakt efter ingredienser, verktyg eller att någon fastnade. Min uppgift blev att ta bort hinder och fråga vad jag kunde hjälpa till med? Så fort någon ville att jag skulle hacka något så frågade jag öppet om någon hade tid att hjälpa till. Det i sig skapade snabbt ett beteende där folk som inte hade något att göra frågade de andra om de kunde hjälpa till med något.
Coachens fråga: Hade det blivit effektivare om jag detaljplanerat allt och fördelat uppgifter och försökt optimera så att alla hade något att göra hela tiden? Vad hade krävts för att ens kunna detaljplanera en enkel sak som en trerättermiddag? Hade jag fokuserat på det som var viktigast för oss som grupp? Vad skulle ha hänt om jag inte tänkt på precis allt? Hade jag vågat involvera 10 personer då? Mer troligt hade jag valt att ha 1-2 personer i köket som jag kunnat detaljstyra. (Vilket resulterat i färre hjärnor som kunnat hjälpt till att hantera osäkerheter och överraskningar)
Effectiveness = Uppnå en god trerättersmiddag och samtidigt ha kul
Efficiency = Utnyttja alla till 100% för att uppnå optimal resursanvändande.
Självklart utkristalliserade det sig ”ledare” som tog på sig någon slags ledartröja per rätt. Det blev de informella ledarna utsedda av gruppmedlemmarna och ingen verkade saknade den formella kocken dit alla frågor skulle riktas mot. Varje grupp tog snabba beslut och hittade själva koordineringsytorna mot de andra grupperna när det behövdes. Det var riktigt imponerande att se.
Viktigast av allt var att folk hade riktigt roligt medans rätterna tillagades och jag såg till att glasen ständigt var påfyllda med goda drinkar (både med och utan alkohol). Slutresultatet, middagen, blev dessutom otroligt gott.
”Output” blev riktigt välgjorda middagsrätter och ”Outcome”, en otroligt god och trevlig trerätters middag och en skön upplevelse av att lyckas med något tillsammans som gjorde att det blev en snackis efteråt.
Coachens fråga:
Vad brukar företag vilja optimera? Output eller Outcome?
Så, vad gör en agil coach? Vi jobbar strukturerat och medvetet för att skapa miljöerna där sånt här har en chans att hända. Hur? Genom att ge energi, skapa tillit och agera som en supportfunktion och coach. Vi strävar efter att göra oss onödiga. Vi inspirerar organisationer att våga ändra gamla strukturer (ex: utmanar behovet av koordinatorer och komplexa processer. Dessa fungerar men är mindre effektiva). Vi skapar trygga miljöer där alla bidrar och hjälper till. Vi synliggör hinder och gör allt vi kan för att tillsammans ta bort dem.
”En agil coach strävar efter att göra sig onödig genom att trigga beteenden som håller långsiktigt”
Att få 10 personer att laga en avancerad 3-rättersmiddag är inte som att utveckla komplexa IT-system men principerna och beteendena är läskigt snarlika. Om det var svårt att detaljplanera en 3-rättersmiddag i detalj och ”resursoptimera” 10 personer i ständigt arbete mot ett givet mål så undrar jag vad som krävs för att göra detsamma med en hundrafalt komplexare IT-utveckling? Många skulle säga ”mer planering, fler och tydligare roller och detaljuppföljning”. Kanske. Men jag tror nog lite mer på en annan koordineringsstrategi. =)
Hej. Jag heter Eddie och jag är Agil Coach.