En viktig del i att få agila rutiner och processer på plats är att ha rätt stödsystem. 

Om du funderar på vilka system som är bäst så kan jag svara enkelt. Det beror på. Det finns inget system som löser alla behov.

Det beror bl.a. på:

    • hur stor budget du har
    • antalet användare och roller
    • säkerhetsambitionen
    • om du har distribuerade team eller inte
    • hur IT-förvaltningsmognaden ser ut
    • om du har systemerfarenhet/expertis  i huset eller inte.

    Måste man ha system för allt? Mitt svar skulle bli nej, om alla utvecklare, produktägare och stakeholders befinner sig i samma lokaler kommer du undan med whiteboard och post-its och kan skala bort en massa system. Då är det bara att gratulera. Ni sitter med de allra bästa förutsättningarna för att jobba agilt. 

    Hitta en bra balans

    Tänk på att försöka hitta en balans mellan antal system och friheten att välja det bästa systemet för varje behov. Det finns inga system som klarar allt. Man kan underlätta problematiken med multipla konton med SSO-lösningar (Single Sign On), alternativt använda lösenordshanteringsprogram som underlättar inloggning i multipla system.

    Ha tålamod och var strategisk med utrullningen

    Att införa stödsystem tar tid och folk kan vara ganska negativa till en början. Så det gäller att ha mycket tålamod och bevisa värdet över tid. Mitt tips är att införa nya system allteftersom verksamheten själva lyfter problem och utmaningar. Hur får du verksamheten att lyfta problem? Kör Retrospectives återkommande, mer om det en annan gång! 

    Exempel: ”Jag missar saker för att jag inte var cc:ad i en mailkonversation” eller ”Jag ogillar mailkonversationer eftersom man får skrolla långt för att komma till det senaste svaret”
    Då har du chansen att säga ”Jag förstår, vad sägs om att prova att införa Slack och se om det löser problemet. Jag ser till att alla får konton, kan vi komma överens om att alla ger det en chans? Och funkar det sämre än med mail så byter vi helt enkelt tillbaks!”

    2 månader senare vill ingen gå tillbaks!

    Vilka stödsystem kan jag rekommendera och till vad?

    Samarbete mellan distribuerade team underlättas med dailys där man med fördel använder en videochat med skärmdelningsmöjligheter. Ex: Microsoft Skype for Business eller Slack.

    Effektiv kommunikation (som eliminerar ineffektiva mail) underlättas av ett modernt chatprogram. Ex: Slack, Microsoft Teams eller Stride.

    Organisationsutveckling och kunskapsöverföring underlättas av en wiki. Ex: Confluence.

    Planering, prioritering och sprintfokus underlättas av stora whiteboards.

    Effektiv supportprocess underlättas främst genom att snabbt hantera dessa så att man inte behöver avancerade system. Men det finns användarvänliga system därute. Ex: Atlassian Service Desk eller Zendesk.

    Koll på arbetsdokument underlättas av ett dokumenthanteringssystem. Gärna med så lite behörighetshinder som möjligt. Ex: Dropbox, OneDrive eller Google Drive.

    Säkerhetsarbetet underlättas av ett lösenordshanteringssystem. Ex: Dashlane.

    Förstå vad teamet lägger tid på underlättas bäst genom att visualisera teamen utfall efter varje sprint. Måste man ha tidsrapporteringssystem så håll det så enkelt som möjligt och var väldigt tydlig med vad den informationen skapar för värde. Ex: Toggl.

    Proaktiv förvaltning underlättas av ett monitoreringsssystem. Ex: Geckoboard

    OBS! Det finns en massa system därute som är minst lika bra som de jag nämner ovan. Exakt vilket system man använder är irrelevant, bara man har klart för sig vad systemet är till för och kan anpassa systemet efter organisationens behov.