Om du vill utveckla en produktorganisation, så skulle jag rekommendera att börja med Retrospectives. D.v.s. stanna upp och fundera på vad som fungerat bra och vad som kan göras bättre. Låt det bli en rutin och utvecklas med små förändringar som faktiskt blir gjorda.

Hur gör man i en distribuerad organisation?

Om du jobbar med en produktorganisation som kör 3-4 veckor långa sprintar. Kör Retrospective i slutet eller början av sprinten. Hos en av mina kunder så hade vi distribuerade team som satt i tre svenska städer. Så vi åkte till varandra, körde retrospective, planerade nästa sprint och hade en dag av fördjupning, kunskapsspridning och/eller innovationsutveckling.

En retrospective tar 1,5-2h. Se till att en person faciliterar och hjälper gruppen att hålla diskussionerna fokuserade kring ett ämne i taget.

Förslag på upplägg

Förberedelser.

  • Se till att ha bra pennor! (Gärna markeringspennor som syns på distans).
  • Ha ett rum med whiteboard eller vägg där post-it fäster.
  • Fixa en massa post-its i minst två olika färger.

Steg 1. Samla ihop hela teamet/teamen. Förbered information som speglar teamets framsteg och förhoppningsvis skapar bra diskussioner, ex: tidigare actions, burndowns, cycletider, strategiska mål för företaget m.m. Sätt upp dem på väggarna och inled med en gallery walk (där folk får lite tid att titta på informationen och reflektera)

Steg 2. Dela ut pennor och post-it i två färger till varje person.

Steg 3. Ge alla 5 minuter att skriva ner bra saker vi ska fortsätta göra och saker som skulle behöva lite kärlek genom att förbättras.

Steg 4. Gå laget runt där alla får sätta upp sina post-its och prata runt dem. Bra: ”Jag tycker om att vi fikar och pratar med varandra dagligen”. Förbättring: ”Tycker vi ska jobba bort releaserädslan” etc.

Steg 5. När man gått varvet runt. Ta en kort paus och gruppera alla förbättringsförslag.

Steg 6. Låt alla sätta 3+2+1 poäng i de grupperade förbättringsförslagen.

Steg 7. Summera poängen och börja diskutera den viktigaste förbättringspunkten. Ta en whiteboard och lista upp konkreta actions. Det ska helst vara actions man hinner klart under en sprint. Bryt ner ytterligare om förbättringen blir större än så. Om den här övningen resulterar i för många actions så prioritera dem på samma sätt som i Steg 5.

Steg 8. Gå vidare till den näst högst prioriterade förbättringspunkten.  Här måste man våga avbryta så att det blir en realistiskt hanterbar mängd och storlek av actions. ”Det här är vad vi hinner med och det som är viktigast att lösa under nästa sprint. Vi kan inte lösa allt på en gång.”

Steg 9. Se till att dokumentera actions (post-it’s nära teamet är good enough) med tydliga ansvariga för att enklare hjälpa teamet att komma i mål med sina identifierade actions.

Steg 10. Sammanfatta vad ni kom överens om innan ni avslutar mötet. Glöm inte bort att lyfta upp allt bra som gjorts.

Tips för en bra Retrospective

    • Förbered!
    • Ha tålamod. Det tar en grupp ca: 3-5 retros innan man får det att ”rulla”. Det kan upplevas lite kaotiskt i början, så ha tålamod.
    • Tacka varje person som går upp och sätter upp sina lappar.
    • Var inte rädd att fokusera på de högst prioriterade actions. Det finns alltid mer att göra. Hemligheten med bra drivna retros är att identifiera hanterbara förbättringar och faktiskt göra dem.
    • Det är ok om alla actions inte blir gjorda under en sprint. Är dom tillräckligt viktiga så kommer dom att dyka upp igen.
    • Dokumentera actions och hjälp teamet att komma ihåg och ha fokus på förbättringspunkterna under sprintens gång. Skriv ut/Skriv upp och sätt upp nära teamet.
    • Hjälps åt att dokumentera (lagom och rätt saker) allteftersom retron körs. En wiki eller ett system där flera kan skriva samtidigt är bra.  Det är svårt att göra efteråt av tids- och minnesbrist.
    • De svåraste retrospectiven är när du har starka ”bullshitters” med i gruppen som tar diskussionen upp till molnen med visioner och inte har förmåga att gå i djupet och kan diskutera hur man förverkligar visionen i lättförståeliga steg där varje steg tar max en sprint att förverkliga. Den sortens diskussion har en tendens att landa i ”Ja, vi kommer överens om att kommunicera bättre eftersom informationsspridning är viktigt för vårt företag! Allas ansvar! Heja alla!”. Sen rinner det ut i sanden och tre veckor senare har man inte kommit ett enda steg närmare målet. Så facilitera genom att fråga hur, hur och hur i flera nivåer tills man kommer till en tydlig förbättring som faktiskt kan göras på några veckor.

Exempel

Exempel på en ordkarta från ett riktigt teams dokumenterade förbättringsförslag under 9 månader.

Exempelprotokoll (utvecklingsteam efter 2 månader)

Exempelprotokoll (Flera team (PT, DT, MT) efter 1 månad)